文書管理事例 | 株式会社インフォラボ

事例１

情報を、個人から会社の資産へと転換

ある建設コンサルタント会社は、情報資産のセキュリティを強化するとともに文書を全社共有とし、業務の効率化を実現しました。

導入企業概要

課題と施策

課題	・情報を共有化し、業務効率を向上させたい・情報セキュリティを確保したい・スペースを有効活用して、執務環境を改善したい
施策	・原本媒体の「電子」保有の促進・共有化文書の明確化・ＩＳＯ書類の管理ルールの設定

展開ステップ

事業部全体に展開することを視野にルール設定を行い、パイロット部門に展開した成功事例を作成。
パイロット部門での実施内容を評価後、他部門へと展開。

事例２

文書管理ルールを一から構築し、書類量を半減させる

ある海運会社は、オフィスリニューアル時の「新ワークスタイル・オフィス改革プロジェクト」の一環として、文書管理ルールを策定し、約５割の資料削減に成功しました。

導入企業概要

課題と施策

課題	・オフィスリニューアルを機に、文書の管理方法を整備したい・オフィス内文書を大幅に削減したい・リニューアル後も文書を定量化させたい
施策	・文書管理の基本ルールの策定（基本文書ガイドライン）・文書を特定して、部門細則の設定（文書管理基準表）・ファイル方法、表示方法の標準化（ファイリングマニュアル）

実施内容

■ 基本ルールの設定

文書管理ガイドラインの設定

文書管理における全社レベルの管理基準を設定
　・文書管理上、守るべき基本ルール
　・情報セキュリティのレベルと対策基準
　・標準ツールと利用方法　　　　　　　　　等

ツールの整備

文書管理を行う上で必要なツール類（ファイル用品）の準備

■ 部門ルールの設定および実施

文書管理基準表の作成

基本ルールに準じて、各部で保有する文書種類ごとの取扱いルール（保有媒体、保有期間、機密度等）を設定し、文書管理基準表に起票。

ファイリング方法の改善

個別フォルダー、ファイルボックスを標準ファイル用品として指定し、既存のバインダー形式から切り替え。

課題	・契約書管理業務を効率化したい・契約書原本を確実に管理したい・情報セキュリティを確保したい
施策	・文書管理の基本ルールの策定・集中管理センター・を設置し、契約書集約フローの構築・電子化・DB登録による情報の共有化　　（紙原本はセキュリティ強固な外部倉庫へ保存）

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